Spin

Geen gepuzzel meer

Als je op ieder moment een compleet plaatje hebt van wat nu je belangrijkste taken zijn, krijg je meer gedaan. Je hoeft dan niet te puzzelen over wat je moet doen, maar je kunt meteen aan de slag. En omdat je ook echt alle taken in je overzicht hebt staan, weet je zeker dat je met de juiste dingen bezig bent. Dat is niet alleen voor jezelf handig. Je kunt ook makkelijker met je leidinggevende overleggen over welke taken je nu gaat doen en welke later. Dat brengt een stuk meer rust in je werk.

Veel tijd kwijt aan prioriteiten stellen

Waar gaat het mis?

Als je je to-do's op honderd verschillende plekken opschrijft, wordt het al snel chaotisch en onoverzichtelijk. Je moet dan eerst alle losse briefjes verzamelen, ordenen en lezen voordat je weet wat je moet doen. Prioriteiten stellen wordt dan bijna een dagtaak. Zonde van je tijd.

Hoe krijg je wèl snel overzicht?

Werk met één to-do lijst waar al je taken voor de komende week op staan. Je kunt dan makkelijk de ene taak tegen de andere afwegen. En je ziet heel helder of je je beloftes nakomt. Als je niet toekomt aan dat ontwerp voor die nieuwe brochure, kun je dat je collega laten weten en een voorstel doen voor een oplossing.

Hoe maak je één complete lijst?

1. Verzamel alle to-do lijsten, post-its en losse aantekeningen in een bak. Koop een brievenbakje of haal er één uit het magazijn. Check dan je bureau, lades, tas en portemonnee op briefjes waar taken op staan. Neem daar nog geen beslissingen over, maar gooi ze eerst allemaal in de bak.

2. Als je alle to-do's verzameld hebt, lees dan alle briefjes één voor één door. Schrijf de to-do's die nog actueel zijn op je takenlijst. Je kunt daar prima de standaard takenlijst in je e-mailprogramma voor gebruiken. Veel items zijn waarschijnlijk al gedaan of niet meer aan de orde. Als je een taak hebt ingetikt op je lijst gooi je het briefje weg. Dat ruimt lekker op!

3. Verwerk ook de acties uit je e-mails naar de takenlijst. Anders moet je toch weer op twee plekken kijken om overzicht te krijgen. In veel e-mailprogramma's kun je met sneltoetsen makkelijk van een e-mail een taak maken. In Outlook kopieer je een e-mail bijvoorbeeld met Ctrl + Shift + Y naar je takenlijst. Je kunt de taak opslaan en sluiten met Alt + U. (In Outlook 2010 met Alt + S.) Daarna verplaats je de e-mail met Ctrl + Shift + V naar je archief.

4. Maak een terugkerende reminder in je agenda om de lijst dagelijks te checken. Als je niet gewend bent om op je takenlijst te kijken, zul je jezelf moeten helpen herinneren. Zet voor twee of drie keer per dag een reminder in je agenda zodat je de takenlijst niet uit het oog verliest.

5. Werk je takenlijst dagelijks bij. Leg to-do briefjes, notulen of aantekeningen altijd meteen in het bakje. Dan hoef je niet te zoeken. Neem iedere dag een kwartier de tijd om het bakje leeg te werken. En verwerk ook dagelijks de acties vanuit je e-mail naar je lijst.

Is je takenlijst zo lang dat je er wanhopig van wordt? Splits de lijst dan in 'taken die deze week moeten' en 'taken die later kunnen'. Met zo'n 'Later/Misschien lijst' achter de hand, kun je nu focussen op de taken voor deze week. Zorg wel dat je je Later/Misschien lijst wekelijks checkt. Zet bijvoorbeeld ook daarvoor een reminder in je agenda.

Dit hele systeem kan worden uitgewerkt tijdens een meereffect training. Interesse? Lees hier meer.

Bronvermelding: (C) Copyright Taco Oosterkamp, expert in slimmer werken. Surf naar http://www.meereffect.nl voor meer artikelen over slimmer werken.